Bài viết này 3TCloud sẽ trình bày một số lưu ý rà soát tài khoản trước khi lên Báo cáo tài chính.

I. KIẾN THỨC CHUNG VỀ TÀI KHOẢN

1.Tính chất tài khoản

Nhóm lớn Đầu số Nhóm nhỏ Ký hiệu Phát sinh
Tài sản 1 Nhóm TK tiền Từ 111 đến 128, 171 Tăng ghi Nợ

Giảm ghi Có

Nhóm TK phải thu Từ 131 đến 141
Nhóm TK hàng tồn kho Từ 152 đến 157
2 Nhóm TK tài sản cố định, tài sản dài hạn khác Từ 211 đến 244
Nguồn vốn 3 Nhóm TK nợ phải trả Từ 311 đến 356 Giảm ghi Nợ

Tăng ghi Có

Doanh thu

Chi phí

Kết quả kinh doanh

4 Nhóm TK nguồn vốn chủ sở hữu Từ 411 đến 421
5,7 Nhóm TK doanh thu, thu nhập 511,515,521,711
6,8 Nhóm TK chi phí Từ 611 đến 642, 811, 821 Tăng ghi Nợ

Giảm ghi Có

9 TK xác định kết quả kinh doanh 911

2. Nguyên tắc số dư

  • Các tài khoản thuộc nhóm Tài sản có số dư bên Nợ, trong đó có một số tài khoản có thể có số dư bên Có: 131,138, 171
  • Các tài khoản thuộc nhóm Nguồn vốn có số dư bên Có, trong đó có một số tài khoản có thể có số dư bên Nợ: 331, 333, 338, 412, 413, 421
  • Tài khoản đầu 5 đến 9 không có số dư sau khi kết chuyển xác định kết quả kinh doanh.

3. Nội dung trình bày trên Báo cáo tài chính

Tên báo cáo Tài khoản cung cấp số liệu
Bảng cân đối tài khoản Tất các các TK từ đầu 1 đến đầu 9
Bảng cân đối kế toán Các TK đầu 1,2,3,4 (tàì sản và nguồn vốn)
Báo cáo kết quả kinh doanh Các TK đầu 5,6,7,8,9
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (PP trực tiếp) Tổng hợp dòng tiền vào – ra từ sổ chi tiết các tài khoản 111,112
Thuyết minh BCTC Tất cả các TK từ đầu 1 đến đầu 9

II. MỘT SỐ LƯU Ý KHI RÀ SOÁT TÀI KHOẢN

1. Các tài khoản trên Bảng cân đối kế toán

1.1. Các tài khoản TK 111,112,113,121,128,171

1.1.1. Tài khoản 111

  • Số dư Nợ TK 111 = Kết quả kiểm kê quỹ tiền mặt thực tế tại ngày kết thúc năm tài chính.
  • Các nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc chênh lệch:

Thủ quỹ kiểm tiền nhầm khi thu, chi

Bỏ sót, ghi sai bút toán thu, chi

Có thực thu – chi nhưng không lập chứng từ thu – chi tương ứng

Kế toán và thủ quỹ nên kiểm kê quỹ định kỳ theo ngày/ tuần/ tháng tùy khối lượng giao dịch tiền mặt mỗi công ty

1.1.2. Tài khoản 112

  • So sánh số dư Nợ TK 112 so với sao kê, số phụ ngân hàng.
  • Trường hợp không khớp các nguyên nhân kiểm tra thực hiện tương tự TK 111

1.1.3. Tài khoản 128

  • Kiểm tra đầy đủ các hợp đồng cho vay, sổ tiết kiệm và sổ phụ công ty chứng khoán, so sánh với số dư từng khoản trên sổ chi tiết.

1.1.4. Tài khoản 171

  • Kiểm tra hợp đồng mua bán lại trái phiếu chính phủ: đã hạch toán đủ bút toán phân bổ chênh lệch giữa giá bán – giá mua lại trái phiếu chính phủ chưa. Khoản chênh lệch đó đã được ghi nhận doanh thu hoặc chi phí tài chính chưa.

LƯU Ý:

  • Các tài khoản có gốc ngoại tệ (1112,1122, 1132, 128, 228, 131, 136, 138, 331, 341, …) phải được đánh giá lại tỷ giá cuối kỳ. Tỷ giá dùng để đánh giá lại tỷ giá công bố của ngân hàng thương mại nơi Doanh nghiệp thường xuyên phát sinh giao dịch.

1.1.5. Tài khoản 131

  • Tại thời điểm cuối năm, kế toán cần rà soát bảng tổng hợp công nợ phải thu theo đối tượng, lập biên bản xác nhận công nợ với khách hàng. Khi nhận được phải thu hồi từ khách hàng, kế toán tiến hành so sánh số liệu trên Biên bản xác nhận công nợ với số dư trên sổ chi tiết công nợ từng khách hàng.
  • Khi phát hiện chênh lệch cần khoanh vùng khoảng thời gian chênh lệch bằng cách chia nhỏ thời gian đối chiếu. Hai bên kiểm tra hợp đồng, đơn đặt hàng, hóa đơn, phiếu giao hàng, chứng từ thanh toán để xác định sai xót.
  • Một số nguyên nhân dẫn đến chênh lệch phổ biến:

Chênh lệch do các bên hạch toán công nợ tại các thời điểm khác nhau. Bên bán ghi nhận phải thu tại ngày xuất hàng, nhưng bên mua ghi nhận khoản phải trả tại ngày nhận được hàng, chưa đối chiếu tới điều kiện giap hàng trong hợp đồng.

Chênh lệch do bên mua đã thanh toán tiền nhưng bên bán chưa nhận được và chưa ghi sổ.

Chênh lệch do hạch toán sai đối tượng công nợ

  • Cuối kỳ nên lập biên bản xác nhận công nợ với tất cả các khách hàng còn số dư cuối kỳ. Đăc biệt với khách hàng có số dư bên Có Tk 131 – đây là khoản ứng trước. Kế toán phải có tài liệu chứng minh chưa đến hạn giao hàng, chưa bán/ nghiệm thu công trình, dự án,..Số dư bên Có rồn dài ngày và không chứng minh được thường phát sinh nhiều rủi ro, yêu cầu giải trình, chứng minh khi thanh tra kiểm tra thuế.

1.1.6. Tài khoản 133

  • So sánh số dư Nợ TK 133 với chỉ tiêu số 43 trên Tờ khai thuế GTGT cuối năm. Nếu kế toán theo dõi chuẩn, hai số liệu này phải bằng nhau. Kế toán lưu ý kết chuyển thuế GTGT theo tháng hay quý để kiểm tra kịp thời số dư tài khoản 133 với Tờ khai thuế.
  • Tài khoản 133 là Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ. Tài khoản này có liên quan đến TK 331. Nếu 133 sai thì TK 331 cũng có khả năng sai.

1.1.7. Tài khoản 136, 138, 141

  • Kiểm tra tương tự như TK 131: Kiểm tra chứng chi – thu, chứng từ hoàn ứng, chứng từ khác.
  • Có thể lập biên bản xác nhận công nợ để xác định tính hiện hữu, số dư của các khoản công nợ phải thư này, đặc biệt là các khoản công nợ có số dư lớn, tương tự như TK 131.
  • Cần rà soát một số khoản công nợ không phát sinh giao dịch từ đầu năm, tìm hiểu nguyên nhân để có biện phát xử lý phù hợp, ví dụ lập dự phòng đối tác không còn khả năng trả nợ hay thu hồi khoản tạm ứng.

1.1.8. Tài khoản 152, 153, 155, 156, 157

  • Tại ngày kết thức năm tài chính, kế toán phải cùng bộ phận kho thực hiện kiểm kê kho. Lập biên bản xác định thừa, thiếu và đề xuất biện pháp xử lý.
  • Trước khi kiểm tra kế toán phải đảm bảo ghi sổ hết các phiếu nhập – xuất hàng đến thời điểm kiểm kê. Tạm thời tạm dừng nhập xuất trong thời gian kiểm kho. Nếu có chênh lệch thì phải xác định nguyên nhân để điều chỉnh. Nếu chưa xác định được nguyên nhân thì lập bút toán điều chỉnh qua TK 3388 (Thừa) hoặc 1381(Thiếu).
  • Ngoài việc kiểm tra chênh lệch, kế toán nên kết hợp với thủ kho xác định chất lượng hàng tồn để đánh giá. Nếu hàng kém chất lượng, công ty phải lập hội đồng đánh giá xem xét việc trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo Chuẩn mực.
  • Kế toán và bộ phận kho cần phối hợp để tổ chức việc quản lý hạch toán tài khoản và kho hàng tương thích với nhau giúp cho công tác kiểm tra đối chiếu được thuận lợi và nhanh chóng nhất.

1.1.9. Tài khoản 154

  • Các công ty hoạt động trong lĩnh vực sản xuất hoặc xây lắp… sẽ có phát sinh TK 154. Kế toán phải phối hợp số liệu với bộ phận sản xuất, bộ phận thi công để xác định khối lượng và mức độ dở dang của thành phẩm cuối kỳ.

1.2. Các tài khoản tài sản cố định, tài sản dài hạn (TK 211, 212, …, 244)

1.2.1. Tài khoản 211, 212, 242

Tại thời điểm cuối kỳ, công ty cần kiểm kê tài sản cố định.

  • Về mặt số lượng, cần đối chiếu số liệu kiểm kê với danh mục tài sản cố định, công cụ dụng cụ đang được theo dõi trên sổ. Đồng thời, kế toán cần kết hợp kiểm tra một số tài sản đang thực có tại công ty có đang được theo dõi trên bảng tài sản và sổ kế toán hay không, để đảm bảo tính đầy đủ của số liệu tài sản.
  • Về mặt giá trị, nếu quá trình kiểm kê tài sản cho thấy có dấu hiệu tài sản bị hỏng hóc làm suy giảm giá trị, cần đề xuất khắc phục sớm. Nếu việc hỏng hóc làm giảm hiệu suất và thời gian sử dụng hữu ích của tài sản, thì kế toán cần lập biên bản đánh giá – đây là cơ sở để ban giám đốc đưa đến quyết định điều chỉnh, đánh giá lại tài sản cố định.
  • Kết hợp kiểm tra tài sản cố định, kế toán đồng thời kiểm tra bút toán trích khấu hao đã đủ chưa. Nếu đơn vị có lập bảng tính khấu hao bằng excel thì so sánh giữa số liệu tính toán được với số liệu hạch toán trên phần mềm xem có khớp đúng hay không.
  • Kiểm tra bút toán phân bổ chi phí CCDC, chi phí trả trước. Kiểm tra sự thống nhất giữa TK 242 với số trong bảng tính phân bổ CCDC, chi phí trả trước. Bên cạnh đó, để trình bày đúng vào các chỉ tiêu ngắn hạn, dài hạn trên bảng cân đối kế toán, kế toán cần lưu ý phân loại đúng các khoản mục chi phí trả trước theo thời hạn gốc.

1.2.2. Tài khoản 241

  • Thông thường, có hai rủi ro cần kiểm soát đối với khoản mục xây dựng cơ bản dở dang.
  • Tập hợp chưa đủ chi phí vào TK 241
  • Chậm kết chuyển từ TK 241 sang các TK 211, 213, 217… khi các hạng mục chính thức đã hoàn thành, sẵn sàng bàn giao cho bộ phận sử dụng.
  • Để kiểm soát hai rủi ro này, kế toán có thể xác định giá trị thực tế phát sinh hoặc tình trạng hoàn thành thông qua kết hợp các thủ tục:

Quan sát hiện trạng công trình

Đối chiếu với tiến độ tương ứng trên bản dự toán chi phí

Dựa vào các biên bản nghiệm thu từng phần, biên bản đánh giá khối lượng hoàn thành tại thời điểm cuối năm

Kết hợp phỏng vấn các nhân sự trực tiếp quản lý xây dựng nếu cần.

1.2.3. Tài khoản 244

  • Kiểm tra số tiền đang ký quỹ tại ngân hàng, công ty cho thuê tài chính … bằng cách đối chiếu với hợp đồng, biên bản được ký giữa đơn vị với bên nhận ký quỹ.

1.3. Các tài khoản nợ phải trả (TK 331 đến 356):

1.3.1. Tài khoản 331, 335, 336, 338

  • Kỹ thuật kiểm tra TK 331 cũng tương tự TK 131. Nếu phát hiện chênh lệch giữa số liệu trong sổ của đơn vị với nhà cung cấp, cách xử lý tương tự trường hợp của TK 131. Kế toán nên lập biên bản đối chiếu với tất cả nhà cung cấp.

1.3.2. Tài khoản 3331

  • Đối với TK 3331, kế toán rà soát lại xem đã kết chuyển đủ bút toán thuế GTGT ở các tháng hay chưa. Tài khoản 3331 liên quan đến TK 131. Nếu TK 131 sai, thì TK 3331 cũng có khả năng sai.

1.3.3. Tài khoản 334

  • Số dư có TK 334 là khoản tiền lương và các khoản phải trả người lao động đến cuối kỳ chưa thanh toán. Thông thường, số dư TK 334 bao gồm tiền lương các tháng cuối năm chưa chi hết trong năm, tiền thưởng năm hạch toán vào cuối năm dương lịch (nhưng đến trước tết âm lịch mới chi). Kế toán căn cứ bảng lương, bảng thưởng, chứng từ chi để xác định tính chính xác của số dư tài khoản.

1.3.4. Tài khoản 3383, 3384, 3386

  • Kế toán kiểm tra số tiền BHXH cuối kỳ chưa nộp căn cứ bản thông báo của cơ quan bảo hiểm (TK 3383,4,6), kết hợp đối chiếu với số lượng lao động tăng giảm trong kỳ.

1.3.5. Tài khoản 341

  • Kế toán tổng hợp, đối chiếu số nợ vay và thuê tài chính bằng cách so sánh với bảng xác nhận số dư của ngân hàng, đơn vị cho thuê tài chính. đồng thời kiểm tra đã ghi nhận chi phí lãi vay trích trước đầy đủ chưa, số dư phải trả về lãi vay (trên TK 338) đối với từng khoản vay, từng khế ước vay.

LƯU Ý:

  • Với các khoản nợ phải trả, kế toán cần phân loại các khoản nợ phải trả đến hạn trong vòng 12 tháng tiếp theo kể từ thời điểm lập BCTC để trình bày vào chỉ tiêu nợ ngắn hạn. Các khoản đến hạn sau 12 tháng trình bày vào chỉ tiêu nợ dài hạn trong bảng cân đối kế toán.
  • Kế toán cũng cần lưu ý đánh giá các khoản nợ phải trả có gốc ngoại tệ cuối kỳ theo đúng quy định về tỷ giá đánh giá lại nêu tại Thông tư 200.

1.4. Các tài khoản nguồn vốn chủ sở hữu (TK 411 đến 421)

  • Tại thời điểm đầu năm, kế toán phải kết chuyển tài khoản từ TK 4212 sang TK 4211.
  • Kế toán kiểm tra việc ghi nhận đúng và đủ các nghiệp vụ phát sinh trong năm liên quan tới biến động vốn góp của chủ sở hữu, các nghiệp vụ trích lập, sử dụng các quỹ có đúng quy định và được hạch toán đúng, đủ hay không.

2. Các tài khoản trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

2.1. Các tài khoản doanh thu (TK 511, 515, 521, 711)

  • Tại thời điểm cuối năm, kiểm tra xem có hóa đơn bán hàng nào cần phải xuất trong năm hay không bằng cách kiểm tra điều khoản giao hàng trong hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho giao hàng cho khách, ngày nghiệm thu công trình. Kế toán cần tiến hành xuất hóa đơn nếu đã thực sự chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa, công trình hay đã thực hiện xong dịch vụ cho khách hàng. Nếu nghiệp vụ ghi nhận doanh thu bị bỏ sót sang năm sau mới phát hành hóa đơn, ghi nhận bút toán thì số liệu doanh thu, công nợ trên BCTC đang bị sai lệch, đồng thời công ty phải xử lý thuế khá phức tạp ở kỳ sau.
  • Kế toán đồng thời kiểm tra số phát sinh có tài khoản 511, 711 với tổng chỉ tiêu {34} trên tờ khai thuế 12 tháng của năm, so sánh số phát sinh tài khoản 511 với Báo cáo theo dõi bán hàng của bộ phận Bán hàng. Nếu có sự chênh lệch, kế toán phải tìm hiểu nguyên nhân và giải thích được.

Ví dụ, các hóa đơn xuất cho hàng cho, biếu, tặng, kế toán không hạch toán doanh thu nhưng vẫn phải kê khai vào tờ khai thuế, cũng dẫn đến chênh lệch giữa doanh thu trên tờ khai với doanh thu trên BCTC.

  • Các khoản chi phí phát sinh trên các TK 515, 521, 711 cũng cần rà soát xem bản chất nghiệp vụ ghi nhận đã đúng quy định hay chưa và rà soát tính đúng kỳ tương tự đối với nghiệp vụ phát sinh trên TK 511.

2.2. Các tài khoản chi phí (TK 641, 642, 811, 821)

Đầu tiên, kế toán kiểm tra đối ứng tài khoản, nếu thấy xuất hiện tài khoản đối ứng khác lạ, cần xem lại từng trường hợp cụ thể. Các cặp tài khoản thường hoặc phải đi cùng nhau:

Bút toán Nợ Bút toán Có
Nợ TK 621, 62722 Có TK 152
Nợ TK 622, 6271, 6411, 6421 Có TK 334
Nợ TK 6274, 6414, 6424 Có TK 214
Nợ TK 821 Có TK 3334

Bên cạnh đó, việc kiểm tra tính đúng kỳ của các bút toán hạch toán chi phí cũng rất quan trọng. Việc kiểm tra tính đúng kỳ của chi phí được thực hiện tương tự như kiểm tra tính đúng kỳ của bút toán hạch toán doanh thu trình bày ở mục 2.1 nêu trên.

Ngoài ra, để phục vụ đồng thời cho nhu cầu quản trị và soát xét BCTC, việc phân tích biến động doanh thu, chi phí giữa các kỳ trong năm, hoặc kỳ này so với cùng kỳ trước, so sánh với kế hoạch, so sánh với dự kiến, giải thích các biến động cũng có thể giúp kế toán phát hiện một số biến động bất thường, từ đó khoanh vùng được sai sót trong việc hạch toán nếu có. Quan trọng hơn, việc phân tích biến động này giúp kế toán, nhà quản trị có cái nhìn toàn diện, nắm bắt được xu thế biến động của tình hình sản xuất kinh doanh.

Để việc lập BCTC không trở thành áp lực, mỗi một kế toán viên nên cố gắng làm tròn trách nhiệm của mình từ những ngày đầu tiên của kỳ kế toán, từ những bút toán đầu tiên. Ngoài ra, biết tận dụng các tiện ích vượt trội của phần mềm kế toán sẽ giúp cho công việc kiểm tra, đối chiếu, rà soát được nhanh chóng hơn, thuận tiện hơn. Những kiến thức được nêu ra ở bài viết trên hy vọng có thể giúp các bạn kế toán viên rà soát hiệu quả các tài khoản để chuẩn bị tốt nhất cho việc lập BCTC cuối kỳ.

——- PHẦN MỀM KẾ TOÁN ONLINE 3TCLOUD – BÁO CÁO CHÍNH XÁC VÀ TỰ ĐỘNG ——-

MIỄN PHÍ dùng thử lên tới 30 ngày.

MIỄN PHÍ sử dụng lên tới 12 tháng áp dụng cho Doanh nghiệp mới thành lập.

  • Đầy đủ phân hệ kế toán
  • Sử dụng mọi lúc, mọi nơi, không cần cài đặt
  • Dữ liệu an toàn, bảo mật
  • Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
  • Tích hợp xuất hóa đơn điện tử
  • Miễn phí tự động quản lý hóa đơn điện tử đầu vào qua email và Công cụ thống kê hóa đơn điện tử hàng loạt 3T-Plugin.
  • Và còn rất nhiều tiện ích ưu Việt khác.

Liên hệ tư vấn và sử dụng ngay:

3TSoft & 3TCloud – Phần mềm kế toán chuyên nghiệp

Zalo: 0963.324.086

Hotline: 02436.230.590 | 591 – 02439.964.617

Tổng đài: 1900.6137

Website: https://3tsoft.vn/